Schriftliche Anfrage

Drucksache Nr. IX/1253 vom 08.09.2026 des Bezirksverordneten Philipp Wohlfeil – Die Linke.

Ich frage das Bezirksamt:

1. Welchen aktuellen Bearbeitungsstand hat die Umsetzung des BVV-Beschlusses "Eingangsbestätigung für E-Mails versenden" Drucksache IX/0945 vom 15. Mai 2025 im Schul- und Sportamt?

2. Welche organisatorischen und technischen Maßnahmen wurden seit Beschlussfassung im Schul- und Sportamt ergriffen, um automatische Eingangsbestätigungen für Funktionspostfächer einzurichten?

3. Wo wurden automatische Eingangsbestätigungen im Schul- und Sportamt bereits eingeführt und für welche ist dies noch geplant?

4. Welche Hindernisse stehen im Schul- und Sportamt gegebenenfalls einer Umsetzung entgegen, aus welchen Gründen wurden oder werden einzelne Postfächer von der Maßnahme ausgenommen?

5. Wie viele (Funktions-)Postfächer hat das im Schul- und Sportamt identifiziert, für die eine automatisierte Eingangsbestätigung in Frage kommt und bei wie vielen wurde bereits eine solche umgesetzt?

6. Welche Funktionspostfächer im Schul- und Sportamt versenden aktuell Eingangsbestätigungen und jeweils seit wann und bei welchen wurde aus welchem Grund gegen eine solche entschieden? Bitte im Einzelnen auflisten.

7. Welche konkreten Gründe sprechen dagegen, auf die nach GGO I vorgegebene Zeit zur Bearbeitung von zwei Wochen grundsätzlich bei allen Funktionspostfächern im Schul- und Sportamt hinzuweisen, auch wenn die Bearbeitung im Ausnahmefall unerwartet schnell erfolgen sollte?

Hierzu antwortet das Bezirksamt Treptow-Köpenick:

Zu 1.
Bei der Beantwortung der Fragen wird auf den Schlussbericht des Bezirksamtes vom 24.07.2026
zum Beschluss Nr. 0574/31/25 (Drs.Nr. IX/0945) verwiesen. Danach ist die Einrichtung
automatisierter Eingangsbestätigungen nicht für alle Funktionspostfächer des Bezirksamtes
zielführend.
Im Schul- und Sportamt bestehen Funktionspostfächer für verschiedene Arbeitsbereiche, unter
anderem für die Schulorganisation, den Schulbau, die Schul- und Sportfinanzen sowie den
Sportbereich. Die eingehenden E-Mails werden regelmäßig gesichtet und bearbeitet.
 

Zu 2.
Das Schul- und Sportamt hat verstärkt auf Funktionspostfächer umgestellt. Die Bearbeitung der
über die Funktionspostfächer eingehenden Anliegen ist in die jeweiligen Arbeitsabläufe des Schul-
und Sportamtes eingebunden. Die Kernprozesse der Sportstättenvergabe und der
Schulorganisation werden zudem über digitale Fachverfahren, einschließlich automatisierter
Meldungen, abgebildet. Das Schul- und Sportamt hat geprüft, ob sich für die Kommunikation
nach innen und außen ein Mehrwert durch eine automatisierte Eingangsbestätigung ergibt. Dies
konnte jedoch nicht ermittelt werden. Eine flächendeckende Einrichtung automatisierter
Eingangsbestätigungen für sämtliche Funktionspostfächer erfolgt daher nicht. Auf die
Ausführungen im Schlussbericht zur Drs. IX/0945 wird verwiesen.
 

Zu 3.
Im Bereich der Transparenten Sportstättenvergabe (Sportstättenportal) werden automatisierte
Rückmeldungen eingesetzt. Derzeit ist keine Ausweitung auf Funktionspostfächer vorgesehen. Auf
die im Schlussbericht zur Drs. IX/0945 dargestellten Gründe wird verwiesen.
 

Zu 4.
In Prozessen mit einem hohen Fallaufkommen und standardisierten Prozessen wie der
Sportstättenvergabe können automatisierte Meldungen sachgerecht sein. Die eingehenden
Anliegen in anderen Funktionspostfächern unterscheiden sich hinsichtlich ihres Inhaltes und des
erforderlichen Bearbeitungsaufwandes. Eine voraussichtliche Antwort- oder Bearbeitungszeit kann
daher in der Regel nicht pauschal angegeben werden. In einzelnen Bereichen ist die Bearbeitung
zudem von vollständigen Unterlagen abhängig; fehlende Unterlagen werden zeitnah
nachgefordert.
Vor diesem Hintergrund wird die Einrichtung automatisierter Antworten nicht für sämtliche
Funktionspostfächer als zielführend angesehen.
 

Zu 5.
Grundsätzlich wurden aufgrund der Beschlusslage alle Funktionspostfächer, insbesondere die
zentralen Eingangspostfächer schulamt@ba-tk-berlin.de und sportamt@ba-tk.berlin.de, auf
Eignung geprüft. Da diese als Gruppenpostfächer in die Arbeitsabläufe eingebunden sind und
täglich gesichtet und regelhaft in der nach GGO I vorgegebenen Zeit von zwei Wochen
bearbeitet oder mit einer Zwischenmeldung direkt beantwortet werden, ergab sich kein Mehrwert
durch eine automatisierte Mitteilung. Eine gesonderte statistische und inhaltliche Auswertung und
Dokumentation ist nicht erfolgt.

Zu 6.
Eine gesonderte statistische Erfassung im Sinne der Fragestellung erfolgt nicht. Die Entscheidung
über den Einsatz automatisierter Eingangsbestätigungen orientiert sich an den jeweiligen
fachlichen und organisatorischen Anforderungen der Arbeitsbereiche. Auf die Ausführungen zu
den Frage 4, 5 und im Schlussbericht zur Drs. IX/0945 wird verwiesen.
 

Zu 7.
Die Funktionspostfächer werden täglich gesichtet und regelhaft innerhalb der nach GGO I
vorgegebenen Zeit bearbeitet oder mit einer Zwischenmeldung direkt beantwortet.
Die Geschäftsordnung regelt das behördeninterne Verwaltungsverfahren und hat keine
unmittelbare Außenwirkung.
Die Arbeitsabläufe für die Kernprozesse der Schulplatzvergabe, Schuldistanz,
Schülerbeförderung, Sportstättenvergabe sind entsprechend der gesetzlichen Vorgaben,
Verordnungen und Ausführungs- und Verwaltungsvorschriften normiert und standardisiert und an
Fachverfahren angebunden.
Ein pauschaler Hinweis auf eine Bearbeitungszeit von zwei Wochen bei spezifischen
Funktionspostfächern wird nicht als sachgerecht angesehen, da sich Art und
Bearbeitungsaufwand der eingehenden Anliegen erheblich unterscheiden können und eine
voraussichtliche Bearbeitungszeit daher individuell zu beurteilen ist.