Anwendung der Datenschutzgrundverordnung bei der Überlassung von Räumen an Dritte
Schriftliche Anfrage Nr. SchA IX/0368 vom 28.02.2023 des Bezirksverordneten Philipp Wohfeil - Fraktion DIE LINKE
Ich frage das Bezirksamt:
Weshalb verlangt die Serviceeinheit Facility Management bei jeder Überlassung von Räumen an Dritte eine eigene Einwilligungserklärung über die Verarbeitung von Daten anstatt bereits im Antragsformular auf eine Verarbeitung der Daten gemäß DSGVO Art. 6 1b, wonach die Verarbeitung rechtmäßig ist, soweit sie für die Erfüllung eines Vertrages erfolgt, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, hinzuweisen?
Hierzu antwortet das Bezirksamt Treptow-Köpenick:
Mit dem vorvertraglichen Antragsformular besteht keine abschließend festgelegte rechtliche Zulässigkeit der Datenverarbeitung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die zum Zwecke der Durchführung des Vertragsverhältnisses verarbeitet werden, sind die §§ 535 ff. BGB/ §§ 581 ff. BGB.
Die SE FM erachtet die Einwilligung als notwendig, um den Informations- sowie Rechenschaftspflichten der DSGVO zu entsprechen. Die Einwilligung wird ausnahmslos für alle Miet-, Pacht- und sonstigen Nutzungsverträge, die für bezirkliche Liegenschaften geschlossen werden, genutzt. Ein bloßer Hinweis auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Antragsformular wäre nicht ausreichend um der Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO gerecht zu werden. Daher sind diese obligatorischen Informationen in der Einwilligungserklärung enthalten. Ohne die Erklärung bedürfte es einer zu- sätzlich als Anlage zum Vertrag auszuhändigenden datenschutzrechtlichen Information. Die SE FM hat sich im Einvernehmen mit der bezirklichen Datenschutzbeauftragten entschieden, die Einwilligung auch künftig beizubehalten. Der Aufwand auf Seiten der antragstellenden Personen, die Einwilligungserklärung zu lesen und auszufüllen, steht dabei zur Erfüllung der Verpflichtung aus Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht) und Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht) nicht in einem untragbaren Missverhältnis. Darüber hinaus steht es dem für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortlichen grundsätzlich frei, die Einwilligung als zusätzliche Absicherung einzuholen.